郵件堪稱是職場人士的一項基本技能。我們每天都在處理郵件上花費大量的時間。但寫郵件時應(yīng)該避免哪些問題呢？你的郵箱里可能塞滿了需要回復(fù)的郵件——許多需要你即刻的關(guān)注。里有6個郵件小錯誤，他們很有可能會分分鐘毀了你的職業(yè)生涯。
近期Kelton Global的研究發(fā)現(xiàn)超過90%的美國人每天在郵件上花費超過90分鐘時間。不論你是否喜歡，你的郵件揭示了許多關(guān)于你和你同事，特別是你和你上司之間的往來習(xí)慣。
許多時候我們慣性思維，基于他們的“郵件行為”作出反應(yīng)：對“漫談?wù)摺蔽覀兾ǹ直苤患�，對“僅回復(fù)一行”的人感到惱怒，討厭“抄送所有人”的發(fā)送者，對劣質(zhì)郵件感到憤怒。
對于郵件的關(guān)注如此高，以致于有的老板甚至?xí)詫戉]件的能力判斷你�？纯催@6個可能顛覆你職業(yè)生涯的郵件錯誤，在為時過晚之前做好補救。
1、頭腦發(fā)熱一鍵轉(zhuǎn)發(fā)
你在收件箱里收到一封重要的郵件，你感到非常興奮，迫不及待告訴老板。馬上按下轉(zhuǎn)發(fā)按鈕極具誘惑——把它轉(zhuǎn)發(fā)到老板的郵箱，你可能甚至?xí)䲟碛幸唤z成就感。
但是請再三考慮。
不帶注釋或解釋而只轉(zhuǎn)發(fā)郵件迫使你的老板話費寶貴的時間弄清楚消息的內(nèi)容，且他并不深入了解為什么你認為這封郵件對于他重要。
解決辦法：首先，審查和編輯主題，這樣就可以獲得你的老板的注意，并提供正確的上下文。接下來，寫一個簡明扼要的概述。把原郵件附在下方作為參考，寫出關(guān)鍵的簡介。
記住，老板總是對結(jié)果感興趣。附加提示：如果可能，做一個關(guān)于下一步的明智建議。你的老板可能會欣賞你的洞察力。
2、總是忽視語法
現(xiàn)在已經(jīng)沒人要求你完美呈現(xiàn)一個句子，但是在職場中，還是有發(fā)送正確書寫、語法無誤的郵件的要求。你不會通過發(fā)送寫滿斷句、多個感嘆號、錯誤的分號或者emoji表情（這是最糟糕的）來表達你的智力水平和出色的寫作技巧。
解決辦法：通過聰明而正確的語言傳達你的信息，而不是沒必要的符號或?qū)懙貌缓玫木渥印?br>
如果你對某事感到興奮，提供一個簡潔的解釋，而非使用12個感嘆號和笑臉。使用短的、有意義的句子，切入重點。對電子郵件來說，永遠記�。涸蕉淘胶�。
3、喜歡秀“術(shù)語”
如果你使用過多對手頭上的問題沒有價值的術(shù)語，你不能幫助老板和他的工作。更甚者，每當(dāng)他/她的眼睛從收件箱中掃過你的名字，都會跳過忽略，這不太好。
解決辦法：使你的郵件擺脫過度使用行話，與其秀智商，不如想想你真正想要說什么。
4、別用縮寫
你的老板不是你的BFF（=best friend forever，最好的朋友），你不應(yīng)該在電郵包含非正式或時髦的縮寫。這包括令人不愉快的縮寫，除非是在社交媒體內(nèi)容中使用。
解決辦法：考慮如何說清楚事情同時聽起來平易近人。
與老板熟絡(luò)、嘮嗑并不是壞事，但一定要保持主題和觀點的專業(yè)性。保持你的電子郵件的相關(guān)性，并通過你對真實世界的建議和見解幫助你的老板，而不是通過引用流行文化或使用莫名其妙的俚語。
5、總是回復(fù)所有人
“回復(fù)所有人”真是個偉大的工具，但它也是個奇葩功能。大多數(shù)團隊使用一個郵件組群來溝通重要的日程或提問。但如果濫用“回復(fù)所有”，你將很快填滿你老板本就被塞滿的收件箱——這一定會讓他/她相當(dāng)惱怒。
解決辦法：如果一個郵件群組里包括上司，那么在需要時才使用“回復(fù)所有人”。如果你需要反復(fù)和團隊成員溝通，把群組從標(biāo)記中刪去。
一旦你需要上司的反饋，那么再把你的老板直接添加進來。
6、無止境地分類和整理
你知道嗎？六分之一的人說整理電子郵件實際上降低了他們的效率。雖然有時你覺得這是你必須完成的任務(wù)，但整理你的收件箱會導(dǎo)致你失去焦點、浪費時間。更重要的是，隨著你在公司職位的提升，保持電子郵件完美分類變得越來越困難，所以現(xiàn)在戒掉這個習(xí)慣。
解決辦法：專注于你需要完成的最優(yōu)先的任務(wù)，為具體的截止日期設(shè)定目標(biāo)。你最好基于某些特定的項目制作一個待辦事項清單，而不是把你的注意力和效率浪費在清理收件箱上。
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